Estado de pago en construcción: qué es, hitos y cobro

Un estado de pago en construcción es el documento con que la constructora cobra al mandante lo ejecutado en un período, traduciendo el avance de obra a un monto según el contrato. Incluye el contrato base, el avance acumulado, lo cobrado antes, el descuento de anticipo, las retenciones y el monto a pagar del período.

No es lo mismo que el avance físico del jefe de terreno, aunque deben coincidir. El EP es la versión comercial y contractual del avance.

Cuando EP y avance divergen sin explicación, el mandante frena pagos o exige reuniones extra. La trazabilidad evita esa fricción.

Lo habitual es que administración de obra arme el EP con el avance validado por terreno, lo envíe al mandante o a su inspección técnica y espere observaciones antes de facturar. El contrato define el período, el formato y los respaldos que deben acompañar cada cobro.

El cálculo parte del avance acumulado a la fecha, le resta lo cobrado en estados de pago anteriores y aplica las condiciones del contrato: descuento de anticipo, retenciones y, si corresponde, adicionales aprobados o multas.

La tabla muestra la mecánica con valores redondos. Los porcentajes de anticipo y retención los fija cada contrato, y el ejemplo no incluye IVA ni reajustes.

Define hitos claros: envío de EP, revisión, observaciones, aprobación y pago. Cada uno con fecha y responsable.

Porcentajes de avance por partida o capítulo, no solo un «80% general» que nadie puede auditar. Desglosa lo suficiente para defender el monto.

Anticipo y retenciones visibles en cada EP. Ocultarlos en celdas aparte genera desconfianza en la revisión.

Cuando el EP se alimenta del mismo proyecto que personal, bodega y libro de obra, reduces doble digitación y versiones contradictorias.

El jefe de terreno mide metros, toneladas o unidades instaladas. Administración convierte eso en pesos según contrato. Si no hay puente entre ambos, el EP se arma «a ojo».

Registra avance semanal aunque no factures cada semana. El EP mensual será más rápido y defendible si el avance ya venía cargado.

Documenta exclusiones: trabajo ejecutado pero no autorizado, partidas en observación, materiales en tránsito. Lo no facturable también debe quedar claro.

Todo cambio con impacto en plazo o costo debe quedar trazado: descripción, disciplina, fechas, monto o estimación, estado de aprobación.

Un adicional acordado en terreno y anotado en WhatsApp meses después es costo absorbido o conflicto. El flujo formal protege margen.

KRANIO vincula adicionales con estado de pago y avance: la conversación comercial parte de registros del proyecto, no de reconstruir el histórico.

Separa adicionales aprobados, pendientes y rechazados en el comité. Mezclarlos en una sola cifra confunde al mandante.

Las retenciones contractuales deben verse en cada EP hasta su liberación. Anotar «se descontará al final» sin detalle genera sorpresas en el cierre.

Multas o descuentos por atraso: referencia al hecho, fecha y cláusula. Sin eso parecen arbitrarios.

Saldo acumulado siempre visible: lo cobrado, lo retenido, lo pendiente. El mandante y tu gerencia deben leer la misma cifra.

Lunes: revisar avance de la semana anterior. Miércoles: cerrar datos de bodega y personal que respaldan el EP. Viernes: borrador interno antes de envío formal.

Adjunta respaldo documental cuando el contrato lo pide: libro de obra del período, fotos de hitos, RFI cerrados. El EP sin evidencia tarda más en aprobarse.

La herramienta acelera el armado; el proceso lo sostiene el equipo. Sin ritual semanal, el software queda vacío al momento de cobrar.

Enviar EP sin cruzar con avance físico. La primera pregunta del mandante será «¿en qué frente está ese 65%?».

Mezclar partidas de meses anteriores sin marcar correcciones. Mejor nota explícita de rectificación que silencio.

Olvidar adicionales aprobados en el período. Es dinero dejado sobre la mesa.

Usar planillas distintas por obra sin plantilla común. Cada EP se ve distinto y la gerencia pierde comparabilidad.

Contrato, anticipo, hitos, porcentajes, montos del período y acumulado en un módulo ligado al proyecto activo.

Integración con adicionales y avance para que administración no rearme datos desde cero cada mes.

Disponible en plan Profesional para una obra; Empresarial cuando operas varios frentes con equipo y reportes.

Revisa planes en /precios si quieres operar EP junto a personal, bodega y documentos desde el primer día.

Día 1-3 del mes: consolidar avance físico del período anterior con jefe de terreno. Sin esto, administración estima.

Día 4-6: cruzar bodega y adicionales aprobados. Materiales incluidos en contrato vs fuera de alcance deben estar claros.

Día 7-8: borrador interno con gerencia. Detecta desvíos antes de enviar al mandante.

Día 9-10: envío formal y registro de hito «EP enviado». Desde ahí, seguimiento de observaciones con fecha límite.

Documenta cada versión. Si el mandante pide rectificación, la trazabilidad evita discutir qué se envió originalmente.

El mandante compara EP con bitácora y fotos de terreno. Si el EP dice 70% y el libro de la última semana no refleja actividad proporcional, hay freno.

Adicionales incluidos en el EP deben aparecer en registro de obra o en módulo de adicionales con la misma fecha de aprobación.

Personal y bodega respaldan consumo: materiales facturados sin salida de bodega o sin dotación generan observaciones de auditoría.

Centralizar en un expediente - como KRANIO - no garantiza coherencia automática; sí hace visible la incoherencia antes del envío.